PTAの決算書の作り方 — 見本の表と、数字が合わないときの見直し方
公開日 執筆：PTAぽけっと
年度末が近づくと、PTAの会計担当は決算書（決算報告書・収支決算書とも呼ばれます）づくりに取りかかります。初めて担当する人にとっては、何から手をつければいいのか、前年の書類を見ても分かりにくいものです。
この記事では、PTAの決算書に載せるものと見本の表、作り方の代表的な3つのやり方、作る手順、数字が合わないときに見直す場所を順に説明します。書き手は、PTA役員として会計の作業をそばで見てきた立場です。会計担当として自分で手を動かした経験ではないため、細かな処理は、所属するPTAの会計規程と前年の書類を優先してください。
決算書は誰が見るのか
決算書は、1年間のお金の出入りを会員に報告するための書類です。会計担当が作り、会計監査が帳簿や領収書と照らし合わせて確認し、総会で会員の承認を受けます。
会長の確認や押印、学校への提出があるかどうか、総会がいつ開かれるかは、PTAによって違います。前年の担当者に流れを聞いておくと、逆算して準備を始められます。
決算書に載せるもの
様式はPTAごとに決まっていることが多く、前年の様式をそのまま使うのが基本です。一般的には次の項目が並びます。
- 収入の部（会費、補助金、前年度繰越金など）
- 支出の部（科目ごとの支出）
- 科目ごとの予算額・決算額と、その差（「比較増減」「差引」と書く様式もあります）
- 次年度繰越金
次年度繰越金は、次の式で求めます。
次年度繰越金 ＝ 前年度繰越金 ＋ 今年度の収入（前年度繰越金を除く）− 今年度の支出
例えば、前年度繰越金が10万円、今年度の会費などの収入が50万円、支出が45万円なら、次年度繰越金は15万円です。収入の部の合計に前年度繰越金が含まれている様式では、繰越金を二重に足さないよう注意してください。
決算書の見本（収支決算書の例）
見本にすると、次のような表になります（数字は説明用です）。
| 科目 | 予算額 | 決算額 | 差額 |
|---|---|---|---|
| 前年度繰越金 | 100,000 | 100,000 | 0 |
| 会費 | 480,000 | 480,000 | 0 |
| 補助金 | 20,000 | 20,000 | 0 |
| 収入合計 | 600,000 | 600,000 | 0 |
| 科目 | 予算額 | 決算額 | 差額 |
|---|---|---|---|
| 行事費 | 250,000 | 230,000 | 20,000 |
| 委員会活動費 | 150,000 | 140,000 | 10,000 |
| 消耗品費 | 60,000 | 50,000 | 10,000 |
| 通信費 | 40,000 | 30,000 | 10,000 |
| 予備費 | 100,000 | 0 | 100,000 |
| 支出合計 | 600,000 | 450,000 | 150,000 |
次年度繰越金 ＝ 収入合計 600,000円 − 支出合計 450,000円 ＝ 150,000円
この見本は収入の部に前年度繰越金を含める様式なので、収入合計から支出合計を引くだけで次年度繰越金が出ます。上の式と同じ15万円になります。
補足
特別会計（周年行事の積立など）がある場合は、一般会計とは別に決算書を作ることがあります。前年の書類で確かめてください。
作り方の3つの型
決算書の作り方は、日々の記録をどう残しているかで大きく3つに分かれます。
型1 紙の伝票と台紙
各委員会が入金伝票・出金伝票を書いて本部に提出し、会計担当が帳簿にまとめるやり方です。領収書は台紙に1枚ずつ貼って保管します。ネット通販のようにPDFで届く領収書も、印刷して貼る必要があります。
記録の形が昔から決まっていて引き継ぎやすい反面、集計はすべて手作業です。
型2 Excelで集計
帳簿をExcel（表計算ソフト）につけ、科目ごとに集計して決算書の様式に転記するやり方です。計算は速くなりますが、式の範囲がずれていたり、転記のときに打ち間違えたりすることがあるため、電卓での検算を併用することが多くなります。
型3 会計アプリで記録
日々の入出金をアプリに記録し、集計と決算書の作成をアプリに任せるやり方です。集計や転記の手間が減る一方、メンバー全員が使い方を覚える必要があります。
決算書を作る手順
どの型でも、流れはおおむね同じです。
- 1年分の入出金の記録と領収書をそろえる
- 通帳と現金の残高が、帳簿の残高と合っているか確かめる
- 科目ごとに収入と支出を集計する
- 予算額と並べて、差額を出す
- 次年度繰越金を計算する
- 前年の様式に転記する
- 検算し、会計監査に確認してもらう
- 会長・学校など、規程で決まった確認を経て総会に出す
2の残高確認を最初に済ませておくと、後から数字が合わずに集計をやり直す手間を減らせます。
数字が合わないときに見るところ
帳簿の残高と、通帳・現金の残高が合わないときは、次の順に見直します。
- 記録漏れ：領収書はあるのに帳簿に載っていない支出、入金されたのに記録していない収入
- 返金：一度支払ったお金の一部が、返品やキャンセルで戻ってきていないか。戻ってきたお金の記録は漏れやすい場所です。記録の仕方はPTAの規程に従います。収入として記録する方法も、会計上まちがいではありません
- 二重の記録：同じ領収書を2回記録していないか
- 年度の境目：3月末と4月初めの入出金を、正しい年度に入れているか
- 転記ミス：集計表から決算書の様式に写すときの打ち間違い
差額の金額そのものも手がかりになります。差額がちょうど1件分の金額なら、その取引の記録漏れや二重記録を疑えます。
実際にあった例
筆者が役員を務めたPTAでは、以前は各委員会が入金伝票・出金伝票を書いて本部に出し、領収書は台紙に1枚ずつのりで貼っていました。ネット通販のPDF領収書も、PTA室で印刷して貼っていました。
その後はExcelで集計するようになりましたが、集計した数字を電卓で検算し、決算書の様式に転記し、監査の方がまた電卓で確認する、という形で検算が二重になっていました。
数字が合わなかったときの原因は、支出の一部が返金で戻ってきたのに、その記録が漏れていたことでした。
次の担当者に残すもの
決算が終わったら、次の担当者のために次のものをまとめて渡しておくと、翌年の決算がぐっと楽になります。
- 今年の決算書と、作るときに使ったファイル
- 帳簿と領収書の保管場所
- 監査や総会までの流れと、それぞれの時期
- 数字が合わなかったところと、その原因
PTAぽけっと会計では
申請から承認、集計、決算書づくりまで、すべてスマホだけで完結します。パソコンは要りません。各委員会の担当者は、支出を入力して領収書を撮影し、そのまま申請します。本部の会計担当は、届いた申請をスマホで確かめて承認するだけで、科目ごとの集計に自動で反映されます。決算書と金銭出納帳もスマホからPDFで出せるので、様式への転記や電卓での集計はいりません。返金で戻ってきたお金も、収入として登録して記録できます。
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